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办公室空间优化可提高工作效率
加入时间:2019-07-15    来源:网络

  你知道吗?其实很多公司的办公室其实是“闲置”的。你知道公司办公室哪些用的不多吗?你知道工作实际上发生在哪里吗?通常情况下,工作区是闲置的,会议室也不是全都被使用。根据一项空间利用研究表明,77%的私人办公室是被闲置的,60%的工作区是被限制的。提高资源利用率和提高工作效率的第一步要求我们去了解当前我们是如何使用工作区的。
  
  随着越来越多的员工远程工作或有灵活的工作安排,移动性在过去几年变得越来越重要。较小的会议空间通常比较大的会议空间更有用。
  
  这可能是因为许多团队都是混合在一起的,既有远程员工,也有现场员工,因此一些与会者是通过打电话来加入会议,需要的办公室空间更少。配备会议管理软件系统的房间,对于会议的便利也很重要。开放、协作的工作空间越来越受欢迎,因为员工寻求与同事交流,而不是仅仅在单独的小隔间工作。
  
  资源利用率报告少不了
  
  许多因素能改善办公环境中的空间利用率。拥有一份关于会议室和资源利用率的分析报告至关重要,因为它可以为你提供有关当前空间使用情况的核心数据,并让你了解哪些空间使用不足或过度。
  
  可以把会议室的使用时间、原因和使用者做成可视化报表,这样结果就一目了然。例如,你可以看到,小部分员工使用较大的会议室来举行会议,因为较小的会议室中总是缺少设备,比如缺个投影仪,或者正巧是小会议室空调坏了。通过为小型会议室配齐装备,保证房间状态更新,你就可以提高资源利用率。
  
  还可以通过查看资源利用率报告来明确你的大部分工作区都没有被使用,因为有许多员工定期在家办公或经常出差。通过灵活的座位安排,如移动办公桌,你可以腾出工作空间,并在办公室开支上实现可观的节省。
  
  资源利用率报告中的数据可以帮助你确定实际需要的会议室数量、会议室的位置、所需的技术、所需的座位数量等。
  
  会议室预定系统当管家
  
  提高工作空间利用率和进行有效地管理好处多多,不仅能降低办公室成本,还能提高员工的生产力和绩效,而且良好的工作环境自然可以吸引到优秀的人才加入,对稳定公司团队有着深远的意义。灵活、开放和高效的办公环境可以在某种程度上提高员工整体士气,愉悦的工作心情自然就会有高效产出。
  
  为了最大限度地提高效率,你在工作区中所从事的工作类型必须被工作区支持,例如你想做个演讲,那就得有麦克风、投影仪;如果你想要开远程视频会议,那摄像头就少不了。这些工作空间也应该被最大化利用。
  
  会议室预定系统特点就是提高资源利用率并最大限度地提高生产力。高效的预订系统不仅能提供工作区利用率数据,有助于业务决策;还可以把会议室和工作区资源通过网页、邮件或者直接通过手机随时随地预订。当任何一名员工创建预订时,房间空闲情况一目了然,极大地提高了效率,然后再选择需要的房间,比如新装了投影仪的会议室,这样就避免预订了不合适的房间。
  
  提高空间利用率还可以安装数字会议室标志,允许人们在现场预订临时会议室,并腾出日程上已预订但实际上没被使用的会议室。所有来自数字标志和网络或手机端的预订都会进入中央数据库并与邮件系统同步,这样就可以保证每个人日历上的信息都是最新的。
  
  以上就是办公室空间优化的两大方法,相信相互合理地运用可以提高公司办公空间资源的利用率,这样不仅节省了运营成本,员工也能体验到高效的管理水平,对于初创企业、中小型公司甚至大企业都是大有裨益的。


(责任编辑:张春风)

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